Teams-palaverit ovat väsyttäviä. Ne ovat myös mahtavia siinä mielessä, että niiden ansiosta minun ei tarvitse matkustaa tuntikausia Turusta Helsinkiin tai Tampereelle. Omasta työajastani noin kaksikymmentä prosenttia kuluu palavereissa. Muu aika minun pitäisi ohjelmoida. Kollegani asuvat Helsingissä, Tampereella, Vaasassa ja Tallinnassa. Ei olisi mitenkään järkevää tavata kasvotusten tällaisen tiimin kanssa edes viikottain. Teamsin ansiosta saamme kuitenkin organisoitua työtämme yhdessä joka päivä.

Etäpalaveri videokuvalla on aivan erilainen luonteeltaan live-palaveriin verrattuna. Meidän tiimillä on tapana tavata kerran kuukaudessa kasvotusten samassa tilassa. Näissä tapaamisissa on jollain lailla inhimillisempiä, niiden henki on lämpimämpi. Toisten ihmisten läsnäolo, hymyt, eleet ja keskustelut tapahtuvat ihan erilaisella intensiteetillä. Kun aloittelemme live-palaveria, ihmiset hymyilevät spontaanisti ja kyselevät niitä näitä. Miten junamatka meni? Kauanko sieltä Turusta tulee junalla tänne Tampereelle? Olet paljon pidempi mitä kuvittelin! Kaikki tämä puuttuu etäpalavereista. Toki emme mene aina suoraan asiaan, mutta jotenkin tuntuu siltä, että videopalaverit uhkuvat enemmän näennäistä tehokkuutta kuin läsnäpalaverit.

Itselleni muutos etäpalavereihin tapahtui jo kauan ennen koronapandemiaa, joskus vuoden 2012 tienoilla, kun siirryin ympäri Suomea levittäytyneeseen organisaatioon. Sitä ennen hoidin asiat työkavereideni kanssa kasvotusten samalla toimistolla. Silloin elettiin aikaa, jolloin töissä oli pöytäkone, jota ei edes saanut vietyä kotiin. Projektipäälliköt unohtivat puoliksi juotuja kahvikuppeja milloin kenenkin pöydälle ja palavereissa kokoonnuttiin pitkän pöydän ääreen ahtaaseen tilaan, jossa oli huonosti värit toistava videotykki.

Etäpalaveriaikakauden alussa oli häkellyttävä oppia uusia lainalaisuuksia, kuten se, että mykistys-nappia kannattaa painaa aina ennen kuin joku muu samassa tilassa oleva alkaa puhumaan. Vuonna 2012 palaverit pidettiin Skypellä. Silloin ei ollut kovin yleistä pitää kameroita päällä, kun taas nykyään videokuva lähetetään muille lähes poikkeuksetta. Mukana on toki aina muutama, joista näkee vain profiilikuvan, mutta pääsääntöisesti kymmenestä ihmisestä kahdeksan tuntuu tuijottavan minua koko palaverin. Tuijottavien naamojen joukossa on myös se oman naaman videoruutu, jonka tuijotus tuntuu kaikkein pistävimmältä. Muiden ihmisten tuijotus ja oman naaman näkeminen tuntuvat kaikki hieman epämukavilta. Mutta miksi näin on? Ei livepalavereissa tunnu yhtään samanlaiselta.

Ymmärrämme toisista ihmisistä paljon pieniä yksityiskohtia tiedostamattomalla tasolla kommunikoidessamme kasvokkain. Sanat eivät ole läheskään ainoa tapamme kommunikoida. Ajattele keskustelutilannetta ystäväsi kanssa, missä selostat hänelle viikonlopun sienestysretkestäsi. Hänen silmänsä alkavat harhailemaan lattian kautta kattolamppuihin. Tässä tilanteessa on, no sanomattakin selvää, että häntä ei yksinkertaisesti kiinnosta mitä sieniä löysit metsästä. Toisaalta jos ystäväsi katsoisi sinua innostuneena ja hänen hengityksensä alkaisi tiheentyä, huomaisit, että hän on innostunut asiastasi ja hän haluaisi keskeyttää puheesi sanoakseen jotain.

Videopalavereissa tilanne on toinen. Kun toisesta ihmisestä näkee vain hartioista ylöspäin rajatun kuvan, ei ole mahdollista nähdä käsien liikkeitä tai muuta kehon kieltä. Kasvojen ilmeitäkään ei aina ole mahdollista nähdä ihan tarkasti pienistä videoikkunoista. Aivot joutuvat tekemään paljon töitä näissä tilanteissa yrittäessään ymmärtää muiden ihmisten mielenliikkeitä, ja se kuluttaa myös paljon energiaa.

Visuaaliset ärsykkeet eivät ole ainoa kognitiivisia kykyjäsi haastava asia videopalavereissa. Myös äänillä on merkitystä. Normaalissa keskustelussa hiljaisuus luo rytmiä puhujien välillä. Videopuheluissa sen sijaan ei koskaan tiedä onko joku alkamassa puhumaan, koska niissä on aina pientä viivettä. Saksalaisessa 2014 tehdyssä tutkimuksessa havaittiin, että jo 1,2 sekunnin viive saa meidät arvioimaan keskustelukumppanimme negatiivisesti ja vähemmän keskittyväksi. Myös kaikki samanaikaiset keskustelut ovat videopuheluissa mahdottomia, koska kaikkien palaveriin osallistuvien äänet tulevat kuulokkeista yhtenä audiovirtana. Et voi mitenkään valita mihin ääneen keskittyisit ja mitkä jättäisit huomiotta.

Yksi syy siihen miksi videopalaverit tuntuvat niin väsyttäviltä on se, että et koskaan tiedä katsooko joku suoraan sinua kohti. Sitä on aivan eri tavalla tarkkailun kohteena kuin todellisessa maailmassa. Silloin kun olemme muiden kanssa samassa tilassa, meiltä ei jää huomaamatta jos joku katsoo suoraan meitä pitkiä aikoja kerrallaan. Teams-palavereissa pitää olla jatkuvasti varautunut, että osa ihmisistä tuijottaa.

Oikeassa elämässä kun jonkun kasvot ovat meitä hyvin lähellä, aivomme tulkitsevat tilanteen johtavan joko paritteluun tai konfliktiin. Videopalavereissahan tulee monitorin ja ikkunan koosta riippuen niitä tilanteita, kun toisen kasvot näyttävät olevan valtavan kokoisina valtavan lähellä.

Mitä voimme tehdä asialle. No yksi keino on pienentää sovellusikkuna pienemmäksi, jotta muiden ihmisten videoruudut eivät ole niin suurina. Lisäksi esimerkiksi Teamsissa on mahdollisuus piilottaa oma videokuva itseltä kokonaan. Kamera kannattaa myös välillä ottaa pois päältä, varsinkin jos huomaa palaverin alkavan kuormittaa liikaa. Videokuvan pitäminen useimmiten päällä on mukava tapa nähdä työkavereitaan myös etänä, mutta videon päällä pitäminen ei pitäisi missään nimessä olla pakollista.

Haluaisinko palata kokonaan maailmaan, jossa kaikki työskentelevät vain toimistolta käsin, jotta palaverit saisi pitää samassa huoneessa? En varmasti. Mutta ainakaan en lähtisi keksimään etäpalaverien ongelmille mitään Metaversen kaltaista virtuaalimaailmaa, jossa työntekijät istuisivat kotona tai toimistolla VR-lasit päissään ja ikäänkuin olisivat samassa tilassa läsnä saaden kääntää katsettaan pikselikatosta pikselilattiaan. Tilastotkin sitä paitsi sanovat, että VR-lasien käyttäjistä 40 - 60 prosenttia sanoo tulevansa huonovointiseksi kahdenkymmenen minuutin käytön jälkeen.

Etätyö ja videopalaverit ovat väistämättä trendi, joka ei tule hiipumaan lähivuosina mihinkään. Uusien välillä hieman kummallisten tuntemusten kanssa on helpompi oppia elämään, kun ymmärtää syitä niiden taustalla.

Lähteet