Istuin parinsadan hengen yleisön edessä ja sydämeni hakkasi niin kovaa, että tärinän näki takariville asti. Olin menossa pitämään kuuden minuutin mittaista esitystä verkkopalvelujen saavutettavuudesta yritykselle, jossa olin töissä joitain vuosia sitten. Yleensä minun työtäni ei ole puhua suurelle yleisölle. Työni on lähinnä yksin koneen ääressä istumista vastamelukuulokkeet korvilla, jotta saan estettyä kaiken ylimääräisen aistiärsykkeen. Monelle tietotyöläiselle on tyypillistä joutua välillä ottamaan kuulokkeet pois korvilta ja astua yleisön eteen esiintymään.

Koska tiesin esiintymisen jännittävän, valmistauduin siihen niin hyvin kuin pystyin. Opettelin muistamaan puheeni sisällön ulkoa lähes sanasta sanaan kuin näyttelijä vuorosanansa. Harjoitellessani esiintymistäni, huomasin kuuden minuutin olevan niin lyhyt aika, että se kuluu helposti loppuun jännittyneessä jaarittelussa. Pelkäsin myös joutuvani häpeämään minulle tuttujen ihmisten edessä epäonnistunutta esiintymistäni.

Saavutettavuuden maailmassa, siis aihe josta pidin kuusi minuuttisen puheeni, yksi tärkeistä elementeistä on kognitiivinen saavutettavuus. Eli se, että tuetaan kaikenlaisilla kognitiivisilla kyvyillä olevia ihmisiä ymmärtämään miten verkkopalvelua käytetään tai mitä sen käyttämällä kielellä yritetään sanoa. Yritin tuoda ajatuksia tästä maailmasta myös esityksen pitämiseen. Tiesin esimerkiksi, että ihmisen huomiokyky on hyvin rajallinen resurssi. Kahteen asiaan huomion kiinnittäminen samanaikaisesti (kansankielellä puhutaan multitaskaamisesta) on melkolailla mahdotonta, joten yritin pitää esityksen diat mahdollisimman yksinkertaisina.

Ihmiset jotka kuuntelevat puhetta, ja lukevat dian sisältöä samaan aikaan, tekevät kahta päällekkäistä ajatustyötä. Kun puhuin saavutettavuuteen liittyvästä ruudunlukijan toimintaperiaatteesta, se loi kuulijoille korkean kognitiivisen kuorman. Samoin kuin jos ruudulla näkyy dia, jossa on useita tekstielementtejä samasta aiheesta. Kuulijan pitää siis valita kohdistaako arvokkaan keskittymisresurssinsa puheeseen vai dian sisältöön vai molempiin. Usein tämän valinnan tekeminen tietoisesti ei ole edes mahdollista.

Esitysten luomisessa on usein ongelmana se, että ne käsikirjoitetaan suoraan Powerpointin dioihin. Siellä on pitkiä listoja ranskalaisilla viivoilla, taulukoita, tekstikappaleita ja kaavioita. Esityksen pitäjän pitää usein jakaa diansa esityksen päätteeksi niille jotka eivät olleet paikalla kuuntelemassa, joten tämä suoraan Powerpointiin kirjoittaminen tuntuu kätevältä vaihtoehdolta. Mutta entä jos työkalut joita olemme tottuneet käyttämään, eivät olekaan tähän tarkoitukseen aivan niin hyviä kuin olemme ymmärtäneet? Voisiko 80-luvun lopulla julkaistulle esitystyökalulle olla sellaista vaihtoehtoa, joka pakottaisi erottamaan visuaalisesti esitettävät asiat itse puheesta?

Pidän tästä iA Presenterin konseptista, jossa työkalu ohjaa esityksen pitäjää erottamaan visuaalisesti esitettävät asiat itse puheen tekstistä. Suunnittelet siis samalla tekstipohjaisella editorilla sen mitä esität, ja sen mitä sanot. Työkalu ohjaa erottamaan ne osat tekstistä, joita haluat korostaa yleisölle. Sillä on jopa mahdollista luoda pdf-muotoinen kooste, jossa on koko kirjoitettu teksti mukana, eikä siis pelkästään sitä esitetyksessä näkyvää osaa.

Donald Trumpin viimeisestä presidentti vuodesta kertovassa kirjassa oli kappale, jossa puhuttiin siitä miten Jared Kushner halusi kontrolloida Trumpille esitettäviä dioja. “Et voi videä hänelle viittäkymmentä vitun diaa, koska emme pääse niitä kaikkia millään läpi […] Voit esittää kymmenen diaa saadaksesi asiasi perille.” Mielestäni Jared on tässä oikeilla jäljillä. Toinen esimerkki maltillisesta määrästä dioja tärkeiden asioiden esittämisessä tulee Britannian politiikasta: Boris Johnson piti saada vakuuttuneeksi ilmastonmuutoksesta ja se onnistui näyttämällä 11 diaa.

Aina ei ole kyse vain diojen määrästä. Lähinnä näkisin, että kognitiivisen kuorman tasapaino on se johon kannattaa kiinnittää huomiota. Eräässä IT-alan konferenssissa olin katsomassa kanadalaista digitaalisen taiteen mestaria James Whitea. Hänen esityksessään oli reilusti yli sata diaa. Niissä oli lähinnä kuvia hänen luomuksistaan vuosien varrelta, joten on aivan selvää, että ilman näitä kuvia esitys olisi jäänyt todella köyhäksi. HBO:n upeassa Chernobyl-sarjassa, on sen päätösjaksossa hieno esittämisen mestarinäytös. Ydinkatastrofin jälkeen käytävässä oikeudenkäynnissä sarjan päähenkilö esittää ydinreaktorin toimintaperiaatetta punaisten ja sinisten korttien avulla. Monimutkainen fysiikan tieteellisiin periaatteisiin nojaava konspeti on vaikea pala nieltäväksi, mutta sarjan käsikirjoittajat olivat keksineet hienon tavan havainnollistaa se katsojille.

Yleensä jos esitys on huono tai liian vaikeaselkoinen kuulijat lähinnä tylsistyvät ja lakkaavat seuraamasta. Sillä ei varsinaisesti ole mitään vakavampia seuraamuksia. Historia tuntee kuitenkin tapauksen, jossa Powerpoint dian sanotaan aiheuttaneen seitsemän ihmisen kuoleman. Tästä on kirjoitettu kiinnostava blogi-kirjoitus, jossa Yalen professori analysoi Nasan esityksessä käyttämää Powerpoint diaa. Ongelmat ovat siinäkin tuttuja: liikaa tekstiä, liian vaikeaselkoista tekstiä, huono hierarkinen rakenne typografiassa. Kyseisen tapauksen myötä termi Death by PowerPoint on ilmaantunut yleiseen tietoisuuteen ja siitä on olemassa yli neljä miljoonaa kertaa katseltu Ted-puhe.

Powerpointin tehottomuuden on huomannut myös Jeff Bezos, joka on kieltänyt sen käytön Amazonin palavereissa. Powerpointin sijaan esityksen tekijä kirjoittaa muutaman sivun muistion, jonka kaikki palaveriin osallistujat lukevat yhtäaikaisesti hiljaa itsekseen. Vasta sitten päästään puhumaan aiheesta ääneen.

Monesti palaverit, joissa yksi esittää ja loput kuuntelevat kestävät ainakin tunnin. Tämä on pitkä aika pysyä keskittyneenä paikalleen ihan kenelle tahansa. Onkin oikeastaan ihan luonnollista, että jossain kohtaa kiinnostus ja huomiokyky tipahtavat. Vinkkejä siihen miten tätä ilmiötä voisi kiertää löytyy aivotutkija John Medinalta.

Medina kirjoittaa kirjassaan Brain Rules, että hänen oppilaansa kyllästyivät luennoilla aina kymmenen minuutin jälkeen. Tätä tutkijoiden jo vuosia tiedossa ollutta kymmenen minuutin sääntöä voi hyvin pitää ohjenuorana esityksiä suunniteltaessa.

“Päätin jakaa luentoni osiin”, John Medina kirjoittaa, “ja jokainen näistä osista kestäisi vain kymmenen minuuttia.” Jokainen osio Medinan luennossa käsittelee yhtä yleistä ydinkonseptia, sellaista jonka voi selittää yhdessä minuutissa. Aivot pitävät hierarkioista ja ennen yksityiskohtia ne käsittelevät yleisempää merkitystä.

Yksityiskohdat selitettiin Medinan metodissa siinä osion jäljelle jääneessä yhdeksässä minuutissa, ja niissä palattiin aina takaisin ydinkonseptiin. Hän pysähtyi myös säännöllisesti selittämään linkkiä yksityiskohtien ja yleisen konseptin välillä. Tämä helpottaa kuulijoita keskittymään itse esitettävään asiaan. Mikäli tällaista yksityiskohtien linkittämistä suurempaan kokonaisuuten ei tehtäisi, kuulijat joutuisivat tekemään sen itse suorittamalla kahta eri ajatusprosessia mielissään.

“Kun luentoa on kulunut 9 minuuttia 59 sekuntia, kuulijoiden huomiokyky putoaa lähelle nollaa”. Usein meillä on paljon enemmän aikaa kulutettavana ja asioita selitettävänä, kuin mitä mahtuu yhteen kymmenen minuuttiseen. Mitä keinoja sitten voisi käyttää, että saisi taas yleisön kiinnostumaan seuraavasta kymmenestä minuutista? John Medina kirjoittaa, että informaatioähkystä on annettava kymmenen minuutin välein taukoa ja siihen väliin pitää tarjota jokin “koukku”.

Näiden koukkujen pitää herättää tunnereaktio kuulijoissa. Kertomukset tai anekdootit voivat toimia tässä kohtaa hyvin. Koukkujen pitää myös liittyä jollain tavalla itse esitettävään asiaan. Niiden pitää myös tulla osioiden välillä, joko niiden päätteeksi tai heti uuden osion alkaessa.

Aina ei ole aikaa harjoitella puhettaan sanasta sanaan. Kynnys lähteä matkimaan Jeff Bezosia ja kieltää Powerpointin käyttö voi myös olla korkea työkulttuurissa, jossa olemme tottuneet katselemaan pitkiä listoja ranskalaisia viivoja esityksissä. Joskus jopa kutsumme näitä esityksissä istuttua aikaa oppimiseksi. Uskon silti, että voisimme tehdä paljonkin asioita teroittaakseemme sitä tapaa, jolla yritämme kaataa tietoa muiden mieliin.